Hier sind sechs Werkzeuge, die jeder Projektmanager kennen sollte.
In einem Projektmanagement-Job kommt niemals genug Zeit für alles rein. Wir müssen uns also effizient und überzeugend verhalten, um unsere Ziele zu erreichen. Hier sind sechs Werkzeuge, die jeder Projektmanager kennen sollte.
1. Gantt-Diagramme:
Gantt-Diagramme sind eine hervorragende Methode, um die Abläufe eines Projekts zu visualisieren. Sie bieten einen schnellen Überblick über die wesentlichen Aufgaben und zeigen auch gleich, wo potenzielle Engpässe liegen könnten.
Ein Gantt-Diagramm ist einfach zu erstellen und bedarf keiner besonderen Kenntnisse oder Tools. Die meisten Office-Pakete enthalten bereits Vorlagen für Gantt-Diagramme, sodass du dich nur einfach durch die Optionen navigieren musst, um dein Diagramm zu erstellen. Du kannst Gantt-Diagramme natürlich auch mit anderen Tools erstellen, aber es ist ratsam, sie immer in einem Office-Paket zu erstellen. So behältst du immer den Überblick über alle Arbeitsschritte und kannst sofort reagieren, falls etwas schiefgeht.
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2. Zeitplanung:
Ein guter Zeitplan ist die Basis jedes erfolgreichen Projekts. Allerdings ist die Planung der Zeit oft schwieriger, als die Planung der Aufgaben. Ein guter Zeitplan muss viele Aspekte berücksichtigen:
Die tatsächliche Dauer der Aufgaben, unvorhergesehene Ereignisse und Zwischenfälle, sowie die Reaktionen der anderen Beteiligten. Eine gute Zeitplanung muss also realistisch sein, aber auch flexibel genug, um unvorhergesehene Ereignisse und Zwischenfälle zu berücksichtigen.
Die besten Werkzeuge für die Zeitplanung sind Meetings, Brainstorming und Checklisten. Durch regelmäßige Meetings kannst du mit den anderen Beteiligten über den aktuellen Stand der Arbeiten sprechen und unvorhergesehene Ereignisse abfedern.
Brainstorming hilft dir bei der Suche nach Lösungen für ungeplantes Verhalten von anderen Beteiligten oder für unerwartete Probleme in deinem Projekt.
Checklisten helfen dir dabei, alle wichtigen Aspekte deines Zeitplans zu beachten und stellen sicher, dass du keine wichtigen Punkte vergisst.
3. Kostenkontrolle:
Die Kostenkontrolle ist ein wichtiges Tool für jeden Projektmanager. Es ist sehr wichtig, dass er die Kosten des Projekts stets im Blick hat und sofort reagiert, falls sich die Kosten entwickeln, wie erwartet.
Die beste Methode der Kostenkontrolle ist das Budgeting. Durch Budgeting kann der Projektmanager genau berechnen, wie viel Geld er für das Projekt benötigt und welche Ausgaben dafür notwendig sind. Dadurch hat er immer den Überblick über die aktuellen Kosten und kann rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.
4. Qualitätsmanagement:
Die Werkzeuge des Qualitätsmanagements sind in erster Linie Prozesse und Methoden, die dafür sorgen, dass ein Projekt reibungslos verläuft. Dabei ist es besonders wichtig, dass alle Beteiligten auf der Suche nach Verbesserungen sind und versuchen, Fehler zu vermeiden.
Ein wichtiges Instrument des Qualitätsmanagements ist die Entwicklung von Soll-Ist-Vergleichen, mit denen festgestellt werden kann, ob ein Projekt tatsächlich so abläuft, wie es sollte.
5. Risikomanagement:
Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Projekts. Es gibt verschiedene Methoden, um Risiken zu identifizieren und zu bewerten.
Eines der wichtigsten Werkzeuge hierfür ist das Risk-Management-Modell von PMI (Project Management Institute). Dieses Modell besteht aus fünf Phasen: Identifikation, Bewertung, Berücksichtigung, Steuerung und Vermeidung. Risiken sollten frühzeitig erkannt und bewertet werden, um die richtigen Maßnahmen zu treffen und negative Auswirkungen zu vermeiden.
Ein guter Projektmanager nutzt dafür das Risk-Management-Modell von PMI oder ein ähnliches Modell.
6. Projektcontrolling:
Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Projektes. Es dient dazu, die Ergebnisse der Projektarbeit zu überwachen und zu verbessern.
Durch gutes Projektcontrolling können Fehler frühzeitig erkannt und vermieden werden. Projektcontrolling gibt dem Projektleiter die Möglichkeit, das Verlauf des Projekts zu überwachen und zu beurteilen, ob es nach Plan verläuft oder nicht.
Es gibt dem Projektleiter auch die Möglichkeit, rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten, falls das Projektziel nicht erreicht wird. Ein guter Projektleiter sollte in der Lage sein, ein effizientes Projektcontrolling zu betreiben.
Hierzu gehören neben der Identifikation von Risiken auch die Bereitstellung von Informationen für die Beteiligten des Projekts sowie die Ermittlung von Maßnahmen zur Verbesserung des Verlaufs des Projekts.
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