Archivierung nach GoBD: Professionelle IT entscheidend

Eingetragen am 25. März 2020 von | 0 Kommentare

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, braucht es ein tragfähiges IT-Sicherheitskonzept, betont Sven Stelzer von IT-Guard.

BildDie Abkürzung „GoBD“ ist mittlerweile bei so gut wie allen Unternehmen angekommen. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ dehnen die Anforderungen, denen Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen genügen müssen, auf die eingesetzten EDV-Systeme. Nur unter Einhaltung dieser Vorgaben wird ein Geschäftsvorfall als ordnungsgemäß eingestuft.

„Wichtig für Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige ist, dass sie die Tragweite dieser Regelungen verstehen. Es ist nicht mit dem Einsatz einer elektronischen Buchhaltung getan. Es geht vor allem um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Das gesamte Rechnungswesen steht im Fokus der Finanzverwaltung“, betont Sven Stelzer, Geschäftsführer des IT-Spezialisten IT-Guard aus Geilenkirchen und Willich (www.itguard-gmbh.de). Das Unternehmen bietet unter dem Motto „Wenn es sicher sein soll!“ umfassende, individuelle Lösungen in der IT für gewerbliche und institutionelle Kunden an und wird dabei in allen Prozessschritten von der Planung über die Errichtung bis hin zum laufenden Management aktiv.

Hinsichtlich der Kombination von GoBD und IT bezieht sich Sven Stelzer vor allem auf die Hard- und Software, die im Rahmen des Datenverarbeitungssystem steuerliche relevante Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt. Zum Datenverarbeitungssystem gehören alle „elektronischen“ Vor- und Nebensysteme. Das System umfasst Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Warenwirtschaftssystem sowie beispielsweise Zahlungsverkehrssysteme, Kassensysteme, Taxameter oder auch elektronische Waagen. Da auch E-Mails als Belege für eine geschäftliche Korrespondenz oder die Steuererklärung herangezogen werden, müssen sie seit 2017 wie alle anderen steuerlich relevanten Dokumente (Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen auch Aufzeichnungen aus der Material- und Lagerdokumentation, Lohnabrechnungen und Kassensysteme) ebenso archiviert werden.

„So gut wie alle IT-Anwendungen sind direkt oder indirekt durch die GoBD betroffen. Ob es sich um ERP-, Cloud- beziehungsweise Software-as-a-Service- oder eCommerce- und eShop-Systeme, Kommunikations- und Dokumentenmanagementsysteme oder auch Speichermedien und Sicherungssysteme handelt: Alle Bereiche der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, die auf irgendeine Art und Weise mit den GoBD in Berührung kommen, müssen umfassend geschützt werden. Das hat der Gesetzgeber deutlich geregelt“, stellt Sven Stelzer heraus.

IT-Guard entwickelt und implementiert solche Maßnahmen, damit Unternehmen sich rechtssicher aufstellen können und bei der Archivierung der elektronischen Daten nach den GoBD keine möglicherweise teuren Fehler passieren. Im Mittelpunkt steht ein IT-Sicherheitskonzept, das die komplette IT-Infrastruktur einbezieht. So sollen vor allem der Schutz vor unbefugten Zugriffen, die Datensicherung über den kompletten Aufbewahrungszeitraum und ein detailliertes Protokoll über Archivierung, Löschung und mehr sichergestellt werden.

Sven Stelzer betont, dass dies kein Luxus ist, sondern Verpflichtung. Auch Verstöße gegen die GoBD auf IT-Seiten könnten Ärger mit der Finanzverwaltung nach sich ziehen. „Ein Beispiel dafür: Die Speicherung der Unterlagen in der Cloud ist mittlerweile zulässig. Zugleich muss diese Lösung aber so umgesetzt werden, dass der Zugriff auf Daten niemals eingeschränkt wird. Einfach irgendeinen Anbieter auszuwählen, kann also Ärger bedeuten. Unternehmen sollten dringend auf einen erfahrenen Berater setzen, der ein individuell tragfähiges Konzept errichtet.“ IT-Guard setzt dies für sämtliche Branchen und Unternehmen bis zum gehobenen Mittelstand um.

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

IT-Guard GmbH
Herr Sven Stelzer
An Fürthenrode 37
52511 Geilenkirchen
Deutschland

fon ..: 02451 912790
web ..: http://www.itguard-gmbh.de
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Über IT-Guard

„Wenn es sicher sein soll!“ Unter diesem Motto führt der Unternehmer Sven Stelzer die IT-Guard GmbH mit Sitz in Geilenkirchen und Willich als Spezialistin für die gesamte IT- und Telekommunikationstechnik. Der Fokus des 1983 als Schmitz Datentechnik GmbH gegründeten Unternehmens liegt darauf, für gewerbliche und institutionelle Kunden umfassende, individuelle Lösungen in der IT zu entwickeln und IT-Systeme so aufzubauen, dass sie heutigen und zukünftigen Anforderungen in einem sich schnell entwickelnden Markt jederzeit gerecht werden. Die Dienstleistungen umfassen die Bereiche IT-Service und -Outsourcing, Infrastruktur, Sicherheit, Telekommunikation und Internet und Managed Services, sodass sowohl auf Hardware- als auch auf Softwareseite die technischen und strategischen Dienstleistungen geliefert werden, die Unternehmen und Institutionen tatsächlich benötigen, um sich kontinuierlich auf eine funktionierende IT-Infrastruktur und Netzwerktechnik verlassen zu können. Dabei bietet die IT-Guard GmbH auch Spezialservices wie hochverfügbares Rechenzentrum, um gleich die gesamte Infrastruktur dorthin auszulagern, oder auch die Vernetzung mehrerer Standorte, auch grenzüberschreitend. Unternehmer Sven Stelzer und seine fachlich gut ausgebildeten Mitarbeiter übernehmen von der Planung über die Installation bis hin zur Nah- und Fernwartung sämtliche Dienstleistungen für ihre Kunden in der gesamten Region zwischen Aachen/Geilenkirchen und Düsseldorf/Willich und agieren bei akuten Bedrohungslagen auch proaktiv. Auf diese Weise erhalten Firmen, Vereine und Co. jederzeit die Sicherheit, dass ihre IT-Systeme gegen Angriffe geschützt sind und die Arbeitsfähigkeit einer Organisation nicht gefährdet wird. Weitere Informationen unter www.itguard-gmbh.de

Pressekontakt:

Dr. Patrick Peters – Klare Botschaften
Herr Dr. Patrick Peters
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41239 Mönchengladbach

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